Rekonsiliasi, refund & pertanyaan keuangan

Sistem pembayaran yang benar bukan yang tidak pernah salah, melainkan yang bisa membuktikan bahwa ia tidak salah — setiap hari, tanpa membuka dashboard.

Kenapa rekonsiliasi bukan opsional

Ada empat cara databasemu bisa menyimpang dari kenyataan, dan semuanya sudah kita temui:

Baris ketiga yang paling sering. Tim dukungan menyelesaikan keluhan lewat dashboard Midtrans karena itu paling cepat — dan sistemmu tidak pernah tahu.

Rekonsiliasi harian

// Tugas terjadwal, tiap pagi untuk transaksi KEMARIN
export async function rekonsiliasi(tanggal: string) {
  const lokal = await dbBaca
    .selectFrom("langganan")
    .select(["order_id", "jumlah", "status"])
    .where("aktif_pada", ">=", awalHari(tanggal))
    .where("aktif_pada", "<", awalHari(besokDari(tanggal)))
    .execute();

  const temuan: Temuan[] = [];

  for (const l of lokal) {
    const jauh = await statusSebenarnya(l.order_id);

    if (jauh.transaction_status === "refund" && l.status === "aktif") {
      temuan.push({ jenis: "refund-tidak-tercatat", orderId: l.order_id });
    }
    if (Number(jauh.gross_amount) !== l.jumlah) {
      temuan.push({ jenis: "jumlah-berbeda", orderId: l.order_id });
    }
  }

  if (temuan.length > 0) {
    await kirimLaporan(temuan);      // ke Slack, email, atau apa pun yang dibaca orang
  }

  return temuan;
}

Refund

export async function refund(orderId: string, alasan: string, olehId: number) {
  const basis = env.MIDTRANS_PRODUKSI
    ? "https://api.midtrans.com/v2"
    : "https://api.sandbox.midtrans.com/v2";

  const res = await fetch(`${basis}/${encodeURIComponent(orderId)}/refund`, {
    method: "POST",
    headers: { "Content-Type": "application/json", Authorization: otorisasi() },
    body: JSON.stringify({ reason: alasan }),
    signal: AbortSignal.timeout(15_000),
  });

  const hasil = await res.json();

  if (hasil.status_code === "200") {
    await dbTulis.transaction().execute(async (trx) => {
      await trx.updateTable("langganan")
        .set({ status: "dikembalikan", dikembalikan_pada: new Date() })
        .where("order_id", "=", orderId)
        .execute();

      await cabutAksesByOrder(trx, orderId);

      // Peristiwa terpisah, bukan cuma perubahan kolom.
      await trx.insertInto("jurnal_keuangan").values({
        order_id: orderId,
        jenis: "refund",
        alasan,
        oleh: olehId,
        pada: new Date(),
      }).execute();
    });
  }

  return hasil;
}

jurnal_keuangan terpisah dari kolom status karena pertanyaan yang akan datang bukan "apa status pesanan ini" melainkan "kenapa pesanan ini dikembalikan dan siapa yang memutuskannya". Kolom status hanya menyimpan keadaan terakhir; jurnal menyimpan riwayatnya.

Chargeback

Laporan yang akan diminta

-- Pendapatan berulang bulanan (MRR), disetarakan
SELECT
  DATE_FORMAT(aktif_pada, '%Y-%m') AS bulan,
  SUM(CASE paket WHEN 'bulanan' THEN jumlah
                 WHEN 'tahunan' THEN jumlah / 12 END) AS mrr,
  COUNT(*) AS transaksi
FROM langganan
WHERE status = 'aktif'
GROUP BY bulan
ORDER BY bulan DESC;

-- Churn: berapa yang tidak memperpanjang bulan lalu
SELECT COUNT(*) AS berhenti
FROM member
WHERE langganan_sampai BETWEEN
      DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 1 MONTH) AND CURDATE()
  AND perpanjang_otomatis = 0;

-- Tingkat keberhasilan penagihan otomatis
SELECT
  DATE(dibuat_pada) AS hari,
  SUM(status = 'aktif') AS berhasil,
  SUM(status = 'gagal') AS gagal
FROM langganan
WHERE order_id LIKE 'RNW-%'
  AND dibuat_pada >= DATE_SUB(CURDATE(), INTERVAL 30 DAY)
GROUP BY hari
ORDER BY hari DESC;

Kueri terakhir yang paling berguna untuk operasional. Tingkat keberhasilan penagihan yang turun mendadak biasanya berarti sesuatu berubah di sisi gateway atau di kode penjadwalmu — dan kamu ingin tahu dalam hitungan hari, bukan saat laporan keuangan bulanan keluar.

Simpan semuanya